Vijf tips voor een goed georganiseerd CRM systeem

‍

Gefeliciteerd, stap 1 is gezet! Jouw organisatie maakt nu gebruik van een CRM-systeem, maar waar start je en hoe houd je alles overzichtelijk? Al die nieuwe buttons, meldingen en handelingen zijn in eerste instantie erg overweldigend. Maak hierover goede afspraken met jouw team en jezelf. Jouw werkzaamheden zijn hierdoor overzichtelijker en eenvoudiger.

‍

Met deze 5 tips geven we je alvast een duwtje in de juiste richting:‍

1. Leg een duidelijke sales cadans vast;
2. Bepaal welke informatie relevant is voor jouw organisatie;
3. Wees consistent en maak duidelijke afspraken;
4. Zet iedereen in het CRM-systeem die voor omzet kan zorgen;
5. Koppel je CRM-systeem aan je belangrijkste tools.

‍

^{EEN: Leg een duidelijke ‘Sales Cadans’ vast}

Voordat je als organisatie van start kan gaan met het CRM-systeem, moet deze nog op een voor jou logische wijze worden ingericht. Hierbij moet je jezelf eerst een aantal zaken afvragen. De hamvraag voor een vliegende start is: ‘Welke Sales Cadans legt mijn klant af?’, dus hoe wordt mijn potentiële klant nou echt daadwerkelijk een klant.

‍

Door de buyer journey uit te schrijven op papier wordt het voor jullie als organisatie ook makkelijker, om de zogeheten ‘pipelines’ en fases op een natuurlijke manier in te delen. De eerste pipeline wordt vaak voor ‘new business’ gebruikt, waarbij leads vanuit verschillende kanalen binnenkomen. Aan deze leads koppel je de informatie die relevant is om te weten, tijdens het gehele proces.

Wanneer je lead eenmaal in de pipeline zit gaat deze door verschillende fases.. Met als doel om uiteindelijk een bestaande klant te worden. Wanneer je de lead voor je hebt ‘gewonnen’ gaat deze bij de meeste ingerichte CRM-systemen naar de volgende pipeline: ‘Bestaande klanten’. Dit hoeft natuurlijk niet zo te zijn, aangezien het systeem volledig naar jouw smaak kan worden ingericht!

‍

‍

^{TWEE: Bepaal welke informatie relevant is voor jouw organisatie}

De meeste CRM-systemen bieden eindeloos veel velden aan. Deze dienen om informatie te koppelen aan de bij jou in de pipeline binnengekomen nieuwe lead. Bepaal als organisatie consequent welke informatie voor jullie relevant is om te weten. Zo bespaar je tijd door niet onnodig veel gegevens in te vullen. Je staat er natuurlijk niet op te wachten om bij elke nieuwe lead minutenlang gegevens te registreren. De belangrijkste velden om vast en zeker in te vullen zijn als volgt:

‍

• Organisatie
• Voor -en achternaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Lead source

‍

Natuurlijk is het voor iedere organisatie een ander verhaal welke velden moeten worden ingevuld. Maar door kritisch te kijken welke relevant zijn, bespaar je tijd voor de belangrijke zaken: klanten binnen halen! Overigens door je CRM-systeem aan je belangrijkste tools te koppelen, kan je veel administratie automatiseren.

‍

^{DRIE: Wees consistent en maak duidelijke afspraken met elkaar}

Wanneer mag een deal naar de volgende fase en wanneer is een deal nou echt daadwerkelijk gewonnen? Dit zijn vragen waar je duidelijke afspraken met elkaar over moet maken. Het is belangrijk dat alle neuzen hierbij dezelfde kant op staan. Je kan namelijk aan elke fase een procentuele kans koppelen: hoe groot is de kans dat deze deal wordt binnengehaald? Zo krijgt de organisatie een duidelijk beeld hoe ze er op dat moment daadwerkelijk voor staan.

Wees dus streng op je collega’s, maar vooral je zelf. Zodat iedereen gestructureerd te werk gaat en het CRM-systeem up-to-date blijft. In het begin zal dit lastig zijn, omdat het allemaal nieuw en onwennig is. Als je eenmaal volledig in het systeem zit, zal je werk alleen nog maar eenvoudiger en overzichtelijker gaan. Check wekelijks met elkaar in en houd elkaar scherp!

‍

^{VIER:  Zet iedereen in het CRM systeem die voor omzet kan zorgen}

Contact gehad via de nieuwsbrief, een leuk telefoongesprek, of een reactie op LinkedIn. Allemaal openingen om iemand uiteindelijk tot een klant om te toveren. Hoe lang deze weg ook is, als je al één tel het idee hebt dat iemand uiteindelijk voor omzet kan zorgen, dan zet je deze persoon in het CRM-systeem.

‍

Dit lijkt onnodig en veel werk, maar de tijd zal leren dat dit uiteindelijk ook daadwerkelijk omzet gaat opleveren. Deze personen ga je met behulp van je CRM-systeem allemaal opvolgen, door middel van een door jullie gekozen route.

Op dag 1 stuur je bijvoorbeeld een LinkedIn connectieverzoek, op dag 3 pleeg je even een belletje en op dag 5 stuur je er nog een mail achteraan. Aan dit verloop kunnen nog genoeg handelingen worden toegevoegd en/of worden aangepast. Door data te verzamelen wordt dit proces alleen maar beter.

‍

Het CRM-systeem geeft precies aan welke actie je wanneer moet uitvoeren. Zo weet je precies wat je te doen staat en raak je nooit het overzicht kwijt. Allemaal met het doel om je potentiële klant naar de volgende fase te krijgen en steeds dichter bij de aankoop.

‍

^{VIJF: Koppel je CRM systeem aan je belangrijkste tools}

Jouw CRM-systeem bevat ook de schitterende mogelijkheden om andere belangrijke tools hieraan te koppelen. Zo zitten hier vaak de standaard tools in die je kan koppelen. Staat jullie tool er niet tussen? Niet getreurd! Met Zapier is er de mogelijkheid om elk soort programma te integreren in jouw CRM-systeem.

‍

Met de koppelingen van de belangrijkste tools bespaar je direct enorm veel tijd. Zo kan je bijvoorbeeld leads inclusief hun gegevens geautomatiseerd in het CRM-systeem zetten. Nu hoef je dit niet meer handmatig te doen. Met het integreren van de tools zijn er weer ontzettend veel opties die erbij komen voor jullie CRM-systeem. Zorg ook dat na de koppeling van de tools het systeem voor jezelf overzichtelijk blijft.

‍

Ga aan de slag met jouw CRM systeem

‍

Je kan nog wel oneindig veel blogs en tutorials gaan kijken. Je leert het systeem het beste kennen door gewoon te doen en er structureel gebruik van te maken. Mocht je nog steeds moeite hebben met het implementeren van jouw CRM-systeem inclusief koppeling van tools, dan staan wij altijd klaar om je te helpen. Natuurlijk kan je ook bij ons terecht wanneer je nog geen gebruik maakt van een CRM-systeem.

Wil je meer weten of eens praten over de inrichting? Neem contact met ons op!

‍